EASY Gelen Giden Evrak Yönetimi kurumlara basılı veya dijital olarak ulaşan bütün evraklar ile içeride üretilen belgelerin Dijital Arşiv üzerinde saklanmasını, birim, kurum ve kişilere dağıtımının yapılmasını, böylece bütün bilgi ve belgelerin takibi sağlayan bir yazılımdır.
EASY Gelen Giden Evrak Yönetimi yazılımı Başbakanlığın Kamu Kurumları için yayınladığı “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile ilgili diğer standart ve yönetmeliklere uygun olarak geliştirilmiştir.
Kendi Standart Dosya Planınıza veya Devlet Arşivlerinin Standart Dosya Planına tamamıyla uyumludur.
Genel Özellikleri
- Birimler, çalışanlar ve çalışma grupları dinamik bir şekilde tanımlanabilir.
- SAP, ORACLE, Active Directory, Logo gibi kendi mevcut organizasyon yapınızla entegre hale getirebilirsiniz.
- Web tabanlı yazılım sayesinde evraklarınıza dilediğiniz yerden ulaşabilirsiniz.
- Bütün tanımlı alanlarda ve belgelerin içeriğinde GELİŞMİŞ ARAMA yapabilirsiniz.
- Evraklarınızı ONAY süreçlerine dahil edebilirsiniz.
- Uluslararası standartlarda güvenli arşivleme ile evrak bazında kişi veya birimlere YETKİ verebilirsiniz.
- Elektronik İMZA entegrasyonu mevcuttur.
Gelen Evrak
Basılı olarak gelen evraklar kolay tarama modülü (Easy Capture) ile TARANIP indekslenerek toplu ve hızlı biçimde sisteme aktarılabilir.
Tarama esnasında OCR teknolojisi ile belge üzerindeki bilgiler otomatik olarak doldurulabilir.
Taranılan evraklar ilgili birimin ister yetkili müdürüne isterse evrak kayıt sorumlusunun önüne OTOMATİK olarak düşmektedir.
Gelen kutunuza düşen evrakların bilgilerini ve ekli dosyalarını kolaylıkla GÜRÜNTÜLEYEBİLİRSİNİZ.
Biriminize gönderilen evraklar ister otomatik ister elle GELEN EVRAK KAYIT numarası alabilir.
Farklı formatlarda EVRAK NUMARALARI tanımlayabilirsiniz.
Gelen evrakları birimizde çalışanlara iletebilir dilerseniz diğer birimlere GİDEN EVRAK olarak gönderebilirsiniz.
GİZLİ, İVEDİ, GÜNLÜ evraklarınız için özel işlemler tanımlayabilirsiniz.
Gelen evraklarınıza cevap vererek bütün belgelere tek bir REFERANS numarası üzerinden ulaşabilirsiniz.
Yetki dahilinde farklı birimlere ait evrakları da yönetebilirsiniz.
Giden Evrak
İç Birimler, Dış Kurumlar ve Gerçek Kişilere DAĞITIM yapabilirsiniz.
DAĞITIM PLANLARI oluşturarak tek bir seçimle pek çok birim ve kuruma evrak gönderebilirsiniz.
Kayıt bilgilerine göre otomatik YAZI ŞABLONLARI oluşturabilir bunların üzerinde dilerseniz değişiklik yapabilirsiniz.
Ürettiğiniz evrakları PARAF, İMZA, ARZ ve ONAY süreçlerine dahil edebilirsiniz. Seçtiğiniz kişilerin önüne hazırladığınız evrak otomatik olarak düşecektir.
Her bir gönderim yapacağınız kurum için otomatik evrak oluşturabilirsiniz.
Elektronik imzalı evrakları e-posta aracılığı ile de gönderebilirsiniz.
