Easy INVOICE - Fatura Yönetimi

Faturalarınızı etkin bir şekilde yönetin! Birçok kurum faturalarını basılı formatlarda alır ve bunların ilgili kişiler tarafından kontrol edilmesi ve onaylanması gereğinden fazla zaman alır.
Manuel çalışma ortamında faturaların yeterli bir kontrol şansı olmadan gönderilmesi kurumlar için büyük bir riskler oluşturur.

EASY iş akış çözümleri, faturaların kontrol ve onay işlemlerinin de üstesinden gelir.
Easy Fatura Yönetimi, tüm fatura işlem adımlarını göz önünde tutarak önceden tasarlanmış fatura süreçlerini yöneten iş akış çözümleri sunar. Easy Fatura Yönetimi, en genişletilmiş otomatik satınalma fatura süreçlerine hizmet eden bir önceden ayarlanmış çözüm paketidir. Tüm faturalama süreçleri düşünülerek tasarlanmıştır: Yakalama, veri senkronizasyonu, doğrulama, fatura kaydı, onaylama, iletme ve daha sonra tekrar arama/bulma.

Easy Fatura Yönetimi kullanımının sağladığı faydalardan bazıları şunlardır:
Gelen faturalar merkezi olarak dijital formata dönüştürülür ve revizyon kontrollü olarak saklanır.
İşlemler esnasında, süreçle ilgili tüm kullanıcılar aynı anda ve her an süreci görüntüleyebilirler.
Fiziksel transfer ile ilgili tüm zaman kaybı ve gecikmeler ortadan kalkar, ki bu kullanıcıların farklı yerlerde olmaları durumunda büyük bir avantaj haline gelir.
Belirlenmiş iş süreçleri güvenilir bir şekilde görüntülenebilir, bu da kurum için iş kaybını önler.

Easy Fatura Yönetimi, özel taleplerinize göre hazırlanmış “En Pratik” iş akışıyla geliyor. Bu iş akışı, gelen fatura sürecinin benzerini yapıyor ve bu sayede sistem içerisindekilerin (kullanıcılar, denetçiler, muhasebe elemanlarının) yabancı olmadığı bir sistem kuruluyor.
İş akışı, çeşitli uygun özellikler sağlıyor: Bu şekilde hareketler otomatik olarak sorumlu kullanıcının gelen kutusuna yönlendiriliyor; açık süreçler için önceden belirlenmiş zaman aralıklarında hatırlatmalar gönderiyor.
Önceden ayarlanmış iş akışı, hem hazırlık aşamasında, hem de proje aşamsında ciddi zaman tasarrufu sağlıyor.

Eğer hala iş akışı ayarlamaları yapmanız gerekiyorsa, bir EASY Çözüm Ortağı istenen değişiklikleri çabuk ve sorunsuz olarak gerçekleştirecektir. İş akışı ayarlamaları, süreci grafik olarak yaratıp, sunucuya transfer eden Microsoft Visio ile yapılır. Halihazırda, pazarda otomatik faturalandırma sürecinde önceden ayarlanmış iş akışı ve Microsoft Visio ile uyarlama yapan başka bir sistem bulmak güçtür.

Easy Fatura Yönetimi, iki komponent şeklinde bulunuyor: EASY INVOICE, Seviye 1, “En Pratik” iş akışını içeriyor ve daha çok gelen faturalardan otomatik veri işlemi sağlıyor; EASY INVOICE, Seviye 2, ilave olarak EASY XTRACT modülünü içeriyor ve OCR veya barkod bilgisini manüel olarak girme veya transfer etme ihtiyacını ortadan kaldırarak, otomatik fatura verisi seçmeyi mümkün kılıyor. İlave olarak, opsiyonel EASY ERP Connector, Easy Fatura Yönetimi’ni bir ERP sistemine basit ve maliyet-etkin bir şekilde bağlantılama seçeneği sunuyor.

Easy Fatura Yönetimi'nin yararları, en iyi tipik bir süreç ipinde canlandırılabilir: gelen faturalar EASY CAPTURE ile taranır. Veriler daha sonra Easy Fatura Yönetimi'ne transfer edilir (Komponent versiyonuna bağlı olarak ya EASY XTRACT, ya da EASY DOCUMENTS). Revizyon güvenliği sağlamak için, transfer sırasında direkt olarak erken arşivleme yapılır. Fatura kaydı, sonradan evrakın yanlış olduğu anlaşılsa bile bir seri numarası içermelidir.

Easy Fatura Yönetimi, Seviye 2 kullanırken EASY xTRACT aktif olacaktır. Önce, doküman verileri OCR ve barkod tanımlama ile okunur, daha sonra otomatik olarak çıkarılacaktır. Önceden tanımlanmış kurallar, içerik bilgilerinin ortalama 80% oranında problemsiz olarak tanındığını göstermektedir. Kurallar, tipik fatura evrak bilgilerini dikkate almaktadır (gönderici, fatura numarası ve tarih, parça listesi, v.s.). dokuz başlık ve sekiz pozisyon alanı, kendiliğinden (default) okunmaktadır. Hemen tanımlanamayan veriler genellikle manüel doğrulama gerektirmektedir. Gelecekteki tanımlama kotası, sistemin algılama kapasitesine oranla artırılacaktır.

Fakat EASY xTRACT, ilave olarak otomatik doğrulama mekanizmaları sağlıyor. Çıkartılmış verilerle, depolanmış olan verilerin senkronizasyonunu mümkün kılıyor. Bu, opsiyonel ERP Connector’dan alınan mevcut ERP sistemi ana kayıt ve muhasebe verileriyle beslenebilir. Sadece fatura verilerinde sapma olması ve veritabanı bilgilerinde daha önceden tanımlanmış değerleri aşması halinde, ilgili dokümanlar entegre Verify (doğrulama) istemcisine gönderilerek burada manüel olarak düzeltilmeleri sağlanacak ve işlem devam edecektir.

Bir sonraki adımda, Easy Fatura Yönetimi komponent versiyonuna bağlı olarak, işlenmiş doküman bilgisi manüel veya işlem adımlarının iş akışında tanımlandığı, kontrol, fatura kayıt ve onay işlemlerinin uygulandığı EASY xTRACT üzerinden EASY DOCUMENTS’e geçirilir. Gerçekleştirilen Easy Fatura Yönetimi süreçleri, sorunsuz ve esnek bir şekilde operasyonal süreçteki değişikliklere göre düzenlenebilir.

İşlem çizgisinin sonunda, onaylanan öğeler gönderilmektedir. Aynı zamanda, işlem verileri uyarlanmış, dizinlenmiş ve en son arşiv dosyasında arşivlenmiştir. EASY ERP Connector kullanırken de veriler ilgili ERP sistemine transfer edilebilir.
Maliyetten Tasarruf Edin
Öncelikle, düşük maliyetli potansiyeli, Easy Fatura Yönetimi çözümünü bir çok işletme için ideal çözüm haline getirir. Aynı zamanda hızlı bir şekilde yatırımın geri dönüşümünü sağlar. EASY xTRACT üzerinden otomatik veri çıkartması sayesinde, işlem maliyetleri yine ciddi oranda azalır.

Faturaların indeksleme işlemleri önceden tanımlanmış veri giriş maskeleri ile yapılırken; seçim listeleri ve doğrulama işlemleri ile hatasız veri girişi gerçekleştirilir.
EASY özellikle xTRACT modülü ile "Gelen Fatura" çözümlenmesinde son derece başarılıdır.
OCR, ICR veya BARCODE ile taranmış faturaların otomatik olarak indekslenmesi, büyük zaman kazancı sağlar.
EASY, önceden tanımlanan kurallar sayesinde fatura üzerindeki değerleri otomatik olarak okur ve veritabanına aktarır.
Ayrıca, sunucunuzun "print spool" dosyalarını COLD adlı modülü ile otomatik olarak arşivleyebilirsiniz.
Bu sayede müşterilerinize kesmiş olduğunuz faturalarınıza erişip, tekrar yazıcı çıktılarını alabilirsiniz.